İtiraz ve Şikayet

ŞİKAYET VE İTİRAZLARIN YÖNETİMİ

Şikayet ve İtiraz süreçleri ŞİKAYET VE İTİRAZ TAKİP FORMU ile takip edilir.  İlgili tüm proseslerde tarafsızlık ve gizlilik hususlarına dikkat edilir. Şikayet ve itirazların araştırılması ve değerlendirilmesi, düzeltici faaliyetler, alınacak aksiyonlar ve kararlar ayrımcı faaliyetler içermez.

Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Çözümü

Şikayetlerin yazılı olarak posta/faks veya e-posta yoluyla yapılması esastır. Sözlü yapılan şikayetler ŞİKAYET VE İTİRAZ TAKİP FORMU kullanılarak yazılı hale getirilir.

Tüm personel şikayetlerin alınması ile ilgili yetkilidir. Şikayetlerde en azından şikayet edenin adı, soyadı ve iletişim bilgileri ile şikayetin açık ifadesi yer almalıdır. Yazılı hale getirilen şikayetler, eğer varsa tüm delilleri içeren evraklarla birlikte şikayeti alan personel tarafından kayıt altına alınır. Şikayet isim ve iletişim bilgileri olmaksızın alınmışsa bu prosedür kapsamında işlem görmez ancak içeriği değerlendirilerek gerekli görülmesi halinde konuya ilişkin ilave inceleme-araştırma yapılır.​

 AHİTÜRK Faaliyetleri ile İlgili Yapılan Şikâyetlerin Değerlendirilmesi ve Çözümü

Şikayet konusu incelenerek, şikayet haklı bulunur ise düzeltici faaliyet başlatılır. Gerekli görülmesi durumunda plan dışı iç tetkik gerçekleştirilebilir.

Uygunluk değerlendirme sonuçlarını etkilemiş bir şikayet konusu var ise geriye dönük araştırma yapılır. Etkilenen ve etkilenmiş olabilecek uygunluk değerlendirme işlemleri tekrarlanır.

İtirazların Değerlendirilmesi ve Çözümü

İtiraz başvuruları belgelendirme kararlarına, sınav sonucuna, sınav ekibine , sınav yapıcının ve karar vericilerin bulgularına karşı yapılabilir. Kararlara karşı yapılacak itiraz başvuruları; kararın bildirim tarihinden itibaren otuz (30) gün içerisinde yazılı olarak yapılmalıdır.

Alınan karar en kısa sürede itiraz sahibine gizlilik şartları yerine getirilerek  resmi yazı ile bildirilir.

İtirazlar başvurudan itibaren bir ay içinde karara bağlanmalıdır. Acil karar alınması gereken durumlarda bu süre gerektiği kadar kısaltılır. 

Gizlilik

Şikayet veya itirazların incelenmesi ile ilgili edinilen bilgilerin gizliliğinin sağlanması için gerekli bütün önlemler alınır. Bir şikayetle ilgili olarak iddiada veya suçlamada bulunanların, açıklanması veya gizli tutulmasına ilişkin yaptığı yasal istekler dikkate alınır. Şikayet ve itirazla ilgili, bir kişi veya üçüncü bir taraf ile yapılacak yazışmalarda gizlilikle ilgili önlemler alınır.

Sağlık, güvenlik vb. durumların söz konusu olması sebebiyle kamuoyunun şikayet konusu hakkında bilgilendirilmesi gerekliliğinde,  şikayet konusu ve çözümün kapsamı kuruluş ve şikayet sahibi ile birlikte belirlenir.