Sınav ve Belgelendirme Süreci

BELGELENDİRME

Personel belgelendirme faaliyetleri Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanan program çerçevesinde yürütülür. Personel belgelendirme kuruluşu kimliği kapsamında gerçekleştirilen sınav faaliyetlerin amacı adayın MYK tarafından yayınlanmış ilgili ulusal yeterlilik ve birimdeki bilgi gerekliliklerine ve beceri yeterliliklerine sahip olma durumunun değerlendirilmesi ve uygun ise adayın belgelendirilmesidir.

Belgelendirme süreci aşağıda belirtilen ana safhalardan oluşur. Bunlar;

  • Başvuru,
  • Teorik ve performans sınavlar,
  • Sınavlar sonrası yapılan değerlendirmeler (tekrar sınavlar dahil),
  • Karar,
  • Belgelendirme,
  • Gözetim,
  • Belgenin yenilenmesi

BAŞVURU

Personel belgelendirme için başvurular iki yöntem ile yapılabilir. Bunlar;

Bireysel başvuru; Sınav ve belge ücretlerinin aday tarafından bireysel olarak karşılanacağı başvuru türü

Hizmet herkesin erişimine açıktır. İsteyen herkes bireysel başvuru yapabilir.​

Ulusal Yeterlilik, Birimler ve Belgelendirme Şartları

Başvuru sahibi aday, başvuru ile ilgili olan ulusal yeterlilik, birim, girilecek sınavlar vb. bilgileri açık bir şekilde belirtmelidir. Aday, belgelendirme başvurusunu yapmadan önce, gerekli ise AHİTÜRK ile iletişim kurarak destek almalı ve bu bilgileri açık bir şekilde belirlemelidir.

Başvurunun İletilmesi (Ön Başvuru)

Aday başvuru formunu doldurarak AHİTÜRK’e iletir. Adaylar sınav sürelerini, ortamını ve görevlilerini etkileyebilecek fiziksel engel, özel durum vb. itina gösterilmesi gereken hususları bu form içerisinde bildirmelidir. Talebin AHİTÜRK hizmet kapsamında olup olmadığı değerlendirilir. Talep edilen belgelendirme faaliyetleri içerisinde AHİTÜRK’ün yetkinlik ve yeterliliği olmayan unsur ve ya unsurlar bulunması durumunda başvuru reddedilir.

Başvurunun Alınması ve İncelenmesi

Başvuru dokümanları AHİTÜRK’e ulaştıktan sonra başvuru değerlendirilmesi tamamlanır. İnceleme sonucunda adaydan ek evrak talep edilebilir. Talep edilen evrakların tamamının AHİTÜRK’e  iletilmesinden sonra başlar.

Adayların başvuru formundaki beyanları esas alınır.

Başvuru gözden geçirilmesi yapılırken aşağıdaki hususlara da dikkat edilir;

- Aday ve kapsam ile ilgili tarafsızlık politikasına uygun personel mevcudiyeti ve iş yoğunluğu

- Adayın başvurduğu sınav ile ilgili sınav programlarının uygunluğu

- Adayın ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen ön şartları karşılama durumu

- Tercüman gerekliliği

- (varsa) Adayın fiziksel engel, özel durum vb. durumunun belgelendirmeye engel teşkil etme durumu’nın adil ve tarafsız ölçme ve değerlendirme ortamı yaratılabilme kabiliyeti 

İnceleme sonucu olumlu ise onaylanır.

Başvuru tarihinden itibaren gerekli evrakların tamamlanmaması durumunda başvuru reddedilir.

Engelli veya itina gösterilmesi gereken adayların sınava erişimini sağlayacak önlemler

a) Okuma yazma bilmeyen adaylar ve görme engelli adaylar için soruları okumak üzere okutman görevlendirilir.

b) Türkçe bilmeyen adaylar için ilgili ulusal yeterlilikler ve sınav gereçleri yeminli tercüman tarafından tercüme edilir. Teorik ve performansa dayılı sınav süreleri boyunca yeminli tercüman bulundurulur.

c) Konuşma ve işitme engelli adayların sınavları yeminli işaret dili tercümanları aracılığıyla gerçekleştirilir.

Yukarıda belirtilenler dışında bir durumla karşılaşması durumunda veya yukarıda belirtilen çözümlerin uygulanmasının mümkün olmadığı hallerde yeni bir uygulama yöntemi geliştirilerek MYK onayına sunulur. Yeni uygulama yöntemi MYK tarafından onaylanması halinde uygulanır.

SINAVIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

Teorik ve Performans Sınavları

Adaylar başvurdukları ulusal yeterliliğin, başvurdukları birimleri ile ilgili teorik ve performans sınavlarına katılım sağlamalıdır.

Sınav İle İlgili Olumsuz/Plansız Durumlar

Sınava ilişkin plansız gerçekleşen tüm değişiklikler Sınav değerlendirici(leri) tarafından kamerada açıklanır.

Sınava ilişkin değişiklikten, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi hâlinde sınav iptal edilir.

Tekrar Sınavlar

İlk girdiği sınavda başarısız olan adayların başarısız olduğu yeterlilik birimleri ve sınav türleri için ilave sınav ücreti alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren bir yıl içerisinde adaylara en az bir kez daha sınav imkânının sağlanır.

Sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması hâlinde ilk girdiği sınavda başarısız olan adayların başarısız olduğu yeterlilik birimleri ve sınav türleri için ilave sınav ücreti alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren bir yıl içerisinde adaylara en az iki kez daha sınav imkânının sağlanır.

Adayların sınav hakları yazılımdan takip edilir.

Sınavın Değerlendirilmesi

Sınavların değerlendirilmesi AHİTÜRK tarafından yapılır.

BELGELENDİRME KARARI

Belgelendirme kararları AHİTÜRK merkez ofisinde verilir. .

Belgelendirme kararı sınavların tamamlanmasından itibaren 10 iş günü içerisinde verilir.

Ölçme ve değerlendirme konusunda hata veya eksiklik tespit edilmesi halinde sınavın farklı bir değerlendirici tarafından yeniden değerlendirilmesine imkân sağlanır. Puan toplama hesabında yapılan hatalar tutanak altına alınmak kaydıyla karar verici tarafından düzeltilebilir.

Sınavın yeri, tarihi, türü, katılımcıları, değerlendiricileri gibi bilgileri içeren sınav sonuç listesi ile belge almaya hak kazananlar listesi MYK’na bildirilir.

Sınavların yapılan değerlendirmeler sonucu iptal edilmesi durumunda tutanak tutulur.

Belgeler

Belgelendirme kararı alınan bireyler için Mesleki Yeterlilik Belgesi portal üzerinden yapılan bildirime istinaden MYK tarafından basılır. Belgeler MYK’ndan geldikten sonra üzerine yine MYK tarafından tahsis edilen hologram yapıştırılır ve Genel Müdür tarafından imzalanır. Belge basılıp AHİTÜRK’e ulaştıktan sonra içerisinde onaylanır ve belge sahibine belgesinin hazır olduğu ile ilgili e-posta/sms/telefon ile bilgi verilir.

Adaylar kaybolma, yırtılma vb. nedenlerle yeniden belgeye ihtiyaç duymaları halinde AHİTÜRK’e belge masrafını yatırmaları şartıyla başvurabilirler. Belge talebi ücretin ödenmesi ve talebin iletilmesi işlemlerinin tamamlanmasıyla hemen MYK ‘na iletilir.

Belge kullanım ile ilgili yapılan ihlallerde, adaylardan ihlal ile ilgili düzeltici faaliyetleri AHİTÜRK’e bildirmesi istenir. Düzeltici faaliyeti yeterli bulunana kadar süreç takip edilir. İhlali gerçekleştiren kişinin ihlali ile ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmemesi ve ya ihlali tekrarlaması, ihlale devam etmesi durumunda yasal işlem başlatılır.

GÖZETİM

AHİTÜRK tarafından belgelendirilen kişiler Ulusal Yeterliliklere göre  gözetime tabii tutulur.

Ulusal Yeterliliklere göre gözetim yapılması gerekli belgeli kişilerin gözetim kapsamındaki faaliyetler ile ilgili sorumluluklarını yerine getirmeleri gerekmektedir.

Gözetim süreci olumlu tamamlanan kişilerin belgeleri belge geçerlilik süresi sonuna kadar geçerli olur.

BELGE YENİLEME

AHİTÜRK belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları SMS /e-posta ile bildirir.

Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Faaliyetleri Karar Verici tarafından değerlendirilerek, olumlu tamamlanan kişileri için yeni bir belge düzenlenir.

Belge yenileme kapsamında ilgili ulusal yeterliliğin içerdiği ölçme-değerlendirme yöntemlerinden farklı bir yöntem kullanılmaz. Ulusal yeterlilikler bazında belge yenileme yöntemleri içerisinde verilmiştir.

ASKI, İPTAL VE KAPSAM DEĞİŞİKLİĞİ

Kişilerin sertifikalarının devamlılığı için uyması gereken hüküm ve yükümlülükleri belgelendirme sözleşmesi içerisinde verilmiştir. Bu şartların karşılanmaması durumunda aşağıda belirtilen askı, iptal ve ya kapsam daraltma süreçleri başlatılır.

Sertifikanın Askıya Alınması

  • Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması,
  • Belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
  • Belgeli kişinin AHİTÜRK ile imzaladığı sözleşmedeki hükümlere uymaması,
  • Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
  • Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,
  • Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi durumunda belgeler belirlenen sürede askıya alınır.

Askı konusu ile ilgili kuruluşun düzeltici ve önleyici faaliyetlerini tamamlanmasından sonra gerekli görülmesi durumunda belgeli kişiye askı konusu ile ilgili tekrar değerlendirme gerçekleştirilebilir. Gerekli görülmesi halinde belirli/belirsiz süreler için belgeli kişinin gözetim sıklığı arttırılabilir.

Askı süresi boyunca ilgili sertifika geçersizdir.

Gerekli aşamaların tamamlanması sonucunda kuruluşun sertifikasının askıdan indirilmesinin; belgelendirme kapsamının daraltılması koşulu ile gerçekleştirilmesi durumunda yeni sertifika basılır.

Sertifikanın İptali ve Belgenin Geri Çağırılması

  • Belgeli kişinin belgesinin askıya alınması halinde gerekli olan düzeltici faaliyetleri verilen sürede yerine getirmemesi,
  • Belgeli kişinin belgesinde tahrifat olması,
  • Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,
  • Belgeli kişinin belgede belirtilen yetkinliği kaybetmesi,
  • Belge geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması,
  • Marka ve logonun kasten hatalı kullanımı,
  • Belgeli kişinin belgelendirme kuruluşuna kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten belgelendirme kuruluşuna bildirilmemesi halinde belge geri çekilir.

Yapılan tetkikler veya denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir usulsüzlük veya sahtecilik tespit edilmesi hâlinde AHİTÜRK tarafından sınavın tümünün ya da sadece usulsüzlük tespit edilen adayın sınavının iptaline karar verilir.

Kapsam Daraltma

Rutin gözetimler, şikayetler vb. durumlar ile adayın sertifika içeriği ile ilgili yeterliliğini kısmen kaybettiğine ve ya sürdürmediğine dair objektif kanıtlar bulunması ve ya belgeli adayın kapsam daraltması ile ilgili talebi olması durumunda adayın sertifikası dahilindeki bazı birimler kapsamdan çıkarılır. Kapsam daraltmada dikkat edilmesi gereken en önemli husus zorunlu birimlerin kapsamdan çıkarılması söz konusu olduğunda belgenin iptale düşmesidir.

Kapsam Genişletme ve Birim Birleştirme

Belgeli bir kişi, mevcut mesleki yeterlilik sertifikası/birim belgesi ile aynı ulusal yeterlilikte bulunan ancak belgesinin kapsamında olmayan farklı birimler için başvuruda bulunabilir.

Bu durumda en önemli husus birim/mesleki yeterlilik belgesinin geçerliliğinin devam etmesidir.

Birim başarı belgesine sahip kişiler, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.

Başvuran kişinin başvurduğu birimden başarılı olursa ve başvurduğu birim/birimler ile mevcut birim belgesi ilgili ulusal yeterlilikteki zorunlu birimleri tamamlıyor ise bu kişiye ayrı bir birim belgesi değil, ilgili ulusal yeterlilik kapsamında bir Mesleki Yeterlilik Belgesi verilir.

Bireyin sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması hâlinde bireyin talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir. .

Sınav Ve Belgelendirme Süreçlerinde Usulsüzlük Ve Sahtecilik Yaptığı Tespit Edilen Adaylar Hakkında Yapılacak İşlemler Kayıtlar

Sınav ve belgelendirme süreçlerinde;

A) Bireysel veya toplu olarak kopya çektiği veya kopya çektirilmesine imkân sağladığı,

B) Başka bir adayın yerine sınava girdiği veya kendi yerine bir başkasının sınava girmesini sağladığı,

C) Belgeye hak kazanmasına katkı sağlayacak nitelikte yanıltıcı beyan, bilgi veya kayıt sunduğu

Tespit edilen kişiler hakkında aşağıda belirtilen işlemler yapılır:

1. Bu kişiler hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunur. İlgili adayların sınavları ve belgeleri iptal edilir.

2. Bu kişiler, sınavın yapıldığı tarihten itibaren iki yıl süreyle MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından yapılan hiçbir sınava aday olarak başvuramaz ve giremez.

Söz konusu usulsüzlük ve sahtecilik işlemlerinin tespit edilmesi hâlinde en geç iki iş günü içerisinde ilgili aday veya kişilerin kusurlu eylemleri ve yapılan tespitlere ilişkin kanıt ve kayıtlar MYK’na iletilir.

BELGELENDİRME KOŞULLARINDAKİ DEĞİŞİKLİKLER

Ulusal yeterliliklerin güncellenmesi ya da iptal edilmesi durumunda yapılan değişikliklerin veya iptalin mevcut belgeli kişiler ile yetkilendirilmiş veya yetkilendirilme başvurusunda bulunmuş kurum/kuruluşlara etkisinin değerlendirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınmasına ilişkin işlemler MYK tarafından onaylanan usul ve esaslara göre yapılır. AHİTÜRK kapsamında bulunan ulusal yeterliliklerde revizyon olması durumunda, revizyon göz önünde bulundurularak MYK tarafından belirlenen ve AHİTÜRK tarafından uygulanacak faaliyetler, AHİTÜRK internet sitesi üzerinden duyurulur.

Ulusal yeterlilikte güncelleme yapılması durumunda hali hazırda belgeli kişilerin belgelerinin geçerliliği belge geçerlilik süresi sonuna kadar korunur.

Yürürlükten kaldırılan yeterliliğe göre belgelendirilmiş olan belge sahipleri belge geçerlilik süresi sonunu beklemeden güncel ulusal yeterliliğe uygun olarak belge talebinde bulunabilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olması durumunda; kişiler güncel ulusal yeterliliğe göre yeniden değerlendirilir ve başarılı olanlara güncel ulusal yeterlilikte belge verilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olmaması durumunda; belge sahibinin talebi üzerine güncel ulusal yeterliliğe uygun şekilde kişinin belgesi düzenlenir.

GEÇERLİLİK SÜRESİ İÇERİSİNDE BELGELERİN YENİDEN BASILMASI

  • Belgenin kaybolması
  • Belgenin kullanılamaz hale gelmesi
  • Belge sahibinin belgenin yeniden basılmasını talep etmesi (Evlilik sebebiyeti ile soyadı vb. değişiklik durumlarında)
  • Belge sahibinin hatalı veya eksik bildirim yapması nedeni ile belge içerik bilgilerinde hatalı veya eksik bilgi tespit edilmesi halinde
  • Belgelendirilmiş kişinin, belge kapsam  genişletme yapması sebebi ile Mesleki Yeterlilik Belgesine yeni yeterlilik birimlerinin eklenmesi
  • Belge kapsam daraltılması yapılması nedeniyle Mesleki Yeterlilik Belgesinde yer alan yeterlilik birimlerinden bir veya birkaçının kapsamdan çıkartılması

​gibi durumlar söz konusu olduğunda ulusal yeterlilikte belirtilmiş olan usul ve esaslar dahilinde belge yenilenir.

Geçerlilik süresi içinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması halinde, AHİTÜRK tarafından ilave ücret talep edilir. Ancak kapsam genişletme nedeniyle yapılan yeniden belge basımı dışındaki yukarıda belirtilen diğer nedenlerle belge yeniden basılacak ise; ilave ücret o yıl için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından belirlenmiş olan belge basım ücretinin iki katını geçemez.

Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması durumunda belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla AHİTÜRK'e bildirir. Başvuru sahibi tarafından belge masraf karşılığının AHİTÜRK'e ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç beş iş günü içerisinde AHİTÜRK başvuru sahibi için belge talebini MYK'ya iletir.

Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi AHİTÜRK’e iade ettikten sonra teslim edilir. Belge sahiplerine belgelerinin teslimi, MYK’nın belgeleri basarak AHİTÜRK'e ulaştırmasından sonra bir hafta içerisinde gerçekleştirilir

Hatalı, kayıp, yıpranmış vb. belgelerin yenilenmesi ile ilgili belge sahibi AHİTÜRK'e yazılı dilekçe veya elektronik posta yoluyla başvuruda bulunur. Belge sahibi, AHİTÜRK Ücretler ve Teşviklerin Yönetimi içerisindeki Fiyat Listesi’ nde belirtilen belge yenileme ücretini AHİTÜRK'ün ilgili hesabına yatırır. AHİTÜRK, yeniden belge basımı için MYK web portal üzerinden en geç beş iş günü içerisinde başvuruda bulunur. Yeni gelen belge, eski belge teslim alınmadan belge sahibine iletilmez. Kayıp belgelerde ise, belge sahibi, belgesini kaybettiğine ilişkin ilanlarını AHİTÜRK'E iletir, sonrasında yeni belgesini alabilir.