İtiraz ve Şikayet
ŞİKAYET VE İTİRAZLARIN YÖNETİMİ
Şikayet ve İtiraz süreçleri ŞİKAYET VE İTİRAZ TAKİP FORMU ile takip edilir. İlgili tüm proseslerde tarafsızlık ve gizlilik hususlarına dikkat edilir. Şikayet ve itirazların araştırılması ve değerlendirilmesi, düzeltici faaliyetler, alınacak aksiyonlar ve kararlar ayrımcı faaliyetler içermez.
İtirazların Değerlendirilmesi ve Çözümü
İtirazlar web sitesi, posta, telefon, sözlü ve yazılı olarak yapılabilir. İtirazlar ŞİKAYET VE İTİRAZ TAKİP FORMU kullanılarak yazılı hale getirilir.
İtiraz başvuruları belgelendirme kararlarına, sınav sonucuna, sınav ekibine , sınav yapıcının ve karar vericilerin bulgularına karşı yapılabilir. Kararlara karşı yapılacak itiraz başvuruları; kararın bildirim tarihinden itibaren 15 gün içerisinde yazılı olarak yapılmalıdır.
Alınan karar en kısa sürede itiraz sahibine gizlilik şartları yerine getirilerek resmi yazı ile bildirilir.
Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Çözümü
Şikayetler web sitesi, posta, telefon, sözlü ve yazılı olarak yapılabilir. Şikayetler ŞİKAYET VE İTİRAZ TAKİP FORMU kullanılarak yazılı hale getirilir.
Şikayetlerde şikayet edenin adı, soyadı ve iletişim bilgileri ile şikayetin açık ifadesi yer almalıdır. Yazılı hale getirilen şikayetler, eğer varsa tüm delilleri içeren evraklarla birlikte kayıt altına alınır.
Şikayet konusu incelenerek şikayet sahibine karar, şikayetle ilgili bulguların ve alınan kararların sebeplerini e-posta veya posta yoluyla adaya yazılı olarak bildirilir. Şikayet haklı bulunur ise düzeltici faaliyet başlatılır. Gerekli görülmesi durumunda plan dışı iç tetkik gerçekleştirilebilir.
Uygunluk değerlendirme sonuçlarını etkilemiş bir şikayet konusu var ise geriye dönük araştırma yapılır. Etkilenen ve etkilenmiş olabilecek uygunluk değerlendirme işlemleri tekrarlanır.
Gizlilik
Şikayet veya itirazların incelenmesi ile ilgili edinilen bilgilerin gizliliğinin sağlanması için gerekli bütün önlemler alınır. Bir şikayetle ilgili olarak iddiada veya suçlamada bulunanların, açıklanması veya gizli tutulmasına ilişkin yaptığı yasal istekler dikkate alınır. Şikayet ve itirazla ilgili, bir kişi veya üçüncü bir taraf ile yapılacak yazışmalarda gizlilikle ilgili önlemler alınır.
Sağlık, güvenlik vb. durumların söz konusu olması sebebiyle kamuoyunun şikayet konusu hakkında bilgilendirilmesi gerekliliğinde, şikayet konusu ve çözümün kapsamı kuruluş ve şikayet sahibi ile birlikte belirlenir.